PENGADAAN PERALATAN KANTOR
A. PENGERTIAN
PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR
Pengadaan adalah
semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pada
dasarnya dalam mengadakan perbekalan kantor, selalu di awali dengan
perencanaan. Untuk bidang perbekalan ini, perencanaan lebih ditekankan pada
perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada
tahun-tahun sebelumnya dan pegawai yang ada. Rencana kebutuhan biasanya dibuat
untuk jangka waktu satu tahun. Dalam penyusunan perencanaan perbekalan, perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1 .
Mengikuti
prosedur pengelolaan perbekalan
2 .
Menentukan
jenis, kuantitas, dan kulaitas perbekalan kantor yang diperlukan
3 .
Mengadakan
perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan
4 .
Menyediakan
dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional
5 .
Menyimpan
dan memelihara perbekalan kantor
6 .
Mengumpulkan
dan mengolah data perbekalan kantor
7 .
Menghapuskan
perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku
B. LANGKAH-LANGKAH
PENGADAAN PERALATAN KANTOR
C.
PROSEDUR
PENGADAAN ALAT TULIS-MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR SESUAI RENCANA KEBUTUHAN
1 .
Pengadaan barang bergerak
Ada
2 jenis dalam hal ini, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
a. Barang
habis pakai
-
Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai
dengan kebutuhan
-
Menyusun perkiraan biaya
-
Menyusun rencana pengadaan menjadi
triwulan kemudian menjadi rencana tahunan
b. Barang
tidak habis pakai
-
Menyusun analisis dan menganalisis
keperluan perlengkapan serta perhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih
bisa dipakai
-
Memperkirakan biaya dengan memperhatikan
standar yang telah ditentukan
-
Menetapkan skala prioritas menurut dana
yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan
2 .
Pengadaan barang tidak bergerak
a. Tanah
-
Menyusun rencana pengadaan tanah yang
lokasi dan luasnya sesuai dengan kebutuhan
-
Mengadakan survey untuk menentukan
lokasi tanah yang baik dan sesuai serta memperhatikan perencanaan tata letak
kota
-
Mengadakan survey terhadap adanya sarana
jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkut
-
Mengadakan survey harga
-
Mengajukan rencana anggaran kepada
satuan organisasi
b. Bangunan
-
Mengadakan survey tentang keperluan
bangunan yang akan direncanakan
-
Mengadakan perhitungan luas bangunan
yang sesuai dengan kebtuhan
-
Menyusun rencana anggaran biaya yang
disesuaikan dengan harga standar yang berlaku
-
Menyusun tahapan rencana anggaran biaya
yang sesuai dengan rencana tahap pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan
anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang
telah ditetapkan
PENTING :
Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar. Sedangkan pengadaan bangunan dapat berupa membangun
baru, membeli bangunan, menyewa, menerima hibah, menukar bangunan.
D. HAL
YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGADAAN BARANG
1 .
Penyimpanan
Penyimpanan
harus dilakukan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam
penggunaan. Oleh karenanya harus dipilih seorang petugas yang dapat
bertanggungjawab. Dalam pelaksanaannya, penyimpanan perlu memperhatikan hal-hal
:
-
Persediaan alat pemeliharaan
-
Memenuhi syarat penyimpanan barang
-
Memperhatikan sifat barang
-
Jangka waktu penyimpanan
-
Tenaga dan biaya
2 .
Pemeliharaan
Merupakan
kegiatan yang sifatnya terus menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik atau
siap pakai. Dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala, yang penting harus
rutin dilakukan. Perlu diadakan inventarisasi perlengkapan, yaitu semua
kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang
perlengkapan yang dimiliki.
3 .
Administrasi perlengkapan
Kegiatan
terakhirnya adalah penghapusan, yaitu kegiatan menghapus barang milik
organisasi dari daftar inventaris sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan. Dengan adanya penghapusan, maka di dapat :
-
Pembebasan barang dari tanggungjawab
organisasi
-
Dapat meringankan kerja inventaris
-
Membatasi kerugian yang lebih besar yang
biasanya disebabkan oleh penggunaan biaya perbaikan atau pemeliharaan.
E.
DAFTAR ALAT KETATAUSAHAAN
1. Ruang
kerja pimpinan
Baki surat
|
Stempel
|
Buku agenda
|
Kartu nama
|
Buku alamat penting
|
Komputer
|
Buku catatan harian
|
Printer
|
Buku telepon
|
Papan Planel
|
Ensiklopedia
|
Pensil/Ballpoin
|
2. Ruang
kerja sekrtaris
-
Meja dengan laci yang dapat dikunci
-
Meja mesin tik atau computer
-
Kursi yang dapat diputar
-
Lemari arsip
-
Meja dan kursi tamu
3. Perlengkapan
dan alat-alat penting bagi sekretaris
-
Tanggalan meja, yang merupakan daftar janji
dan buku harian
-
Buku telepon
-
Buku daftar alamat penting
-
Kotak surat masuk dan keluar
-
Tiga map warna yang diberi tanda :
segera, masih harus diselesaikan dan untuk diedarkan
-
Kotak kartu nama
-
Kotak tindak lanjut
-
Catatan atau buku sumber informasi
-
Pesawat telepon
SUMBER : http://emynovitasari.blogspot.co.id