PERALATAN KANTOR

 PENGADAAN PERALATAN KANTOR

A.    PENGERTIAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pada dasarnya dalam mengadakan perbekalan kantor, selalu di awali dengan perencanaan. Untuk bidang perbekalan ini, perencanaan lebih ditekankan pada perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya dan pegawai yang ada. Rencana kebutuhan biasanya dibuat untuk jangka waktu satu tahun. Dalam penyusunan perencanaan perbekalan, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1          .      Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

2          .      Menentukan jenis, kuantitas, dan kulaitas perbekalan kantor yang diperlukan

3          .      Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan

4          .      Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional

5          .      Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor

6          .      Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

7          .      Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

B.     LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR

C.    PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS-MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR SESUAI RENCANA KEBUTUHAN

1          .      Pengadaan barang bergerak

          Ada 2 jenis dalam hal ini, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.

a.       Barang habis pakai

-          Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

-          Menyusun perkiraan biaya

-          Menyusun rencana pengadaan menjadi triwulan kemudian menjadi rencana tahunan

b.      Barang tidak habis pakai

-          Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan serta perhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih bisa dipakai

-          Memperkirakan biaya dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

-          Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan

2           .      Pengadaan barang tidak bergerak

a.       Tanah

-          Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai dengan kebutuhan

-          Mengadakan survey untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai serta memperhatikan perencanaan tata letak kota

-          Mengadakan survey terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkut

-          Mengadakan survey harga

-          Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi

b.      Bangunan

-          Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan

-          Mengadakan perhitungan luas bangunan yang sesuai dengan kebtuhan

-          Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku

-          Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang sesuai dengan rencana tahap pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan

PENTING : Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar. Sedangkan pengadaan bangunan dapat berupa membangun baru, membeli bangunan, menyewa, menerima hibah, menukar bangunan.

D.    HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGADAAN BARANG

1    .      Penyimpanan

   Penyimpanan harus dilakukan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan. Oleh karenanya harus dipilih seorang petugas yang dapat bertanggungjawab. Dalam pelaksanaannya, penyimpanan perlu memperhatikan hal-hal :

-          Persediaan alat pemeliharaan

-          Memenuhi syarat penyimpanan barang

-          Memperhatikan sifat barang

-          Jangka waktu penyimpanan

-          Tenaga dan biaya

2    .      Pemeliharaan

     Merupakan kegiatan yang sifatnya terus menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai. Dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala, yang penting harus rutin dilakukan. Perlu diadakan inventarisasi perlengkapan, yaitu semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki.

3    .      Administrasi perlengkapan

    Kegiatan terakhirnya adalah penghapusan, yaitu kegiatan menghapus barang milik organisasi dari daftar inventaris sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Dengan adanya penghapusan, maka di dapat :

-          Pembebasan barang dari tanggungjawab organisasi

-          Dapat meringankan kerja inventaris

-          Membatasi kerugian yang lebih besar yang biasanya disebabkan oleh penggunaan biaya perbaikan atau pemeliharaan.

   E.     DAFTAR ALAT KETATAUSAHAAN

1.      Ruang kerja pimpinan

Baki surat	Stempel
Buku agenda	Kartu nama
Buku alamat penting	Komputer
Buku catatan harian	Printer
Buku telepon	Papan Planel
Ensiklopedia	Pensil/Ballpoin

2.      Ruang kerja sekrtaris

-          Meja dengan laci yang dapat dikunci

-          Meja mesin tik atau computer

-          Kursi yang dapat diputar

-          Lemari arsip

-          Meja dan kursi tamu

3.      Perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

-          Tanggalan meja, yang merupakan daftar janji dan buku harian

-          Buku telepon

-          Buku daftar alamat penting

-          Kotak surat masuk dan keluar

-          Tiga map warna yang diberi tanda : segera, masih harus diselesaikan dan untuk diedarkan

-          Kotak kartu nama

-          Kotak tindak lanjut

-          Catatan atau buku sumber informasi

                  -          Pesawat telepon

SUMBER : http://emynovitasari.blogspot.co.id